Agiles Projektmanagement mit Trello und Asana

Agile Erkärfilm Produktion

Ihre ersten Schritte mit Scrum und Kanban

Agiles Projektmanagement ist gefragter denn je. Im Vergleich zum klassischen Projektmanagement lassen sich Projekte schneller und flexibler umsetzen.

Mögliche Stolpersteine während des Projekts lassen sich unkomplizierter handhaben. Langwieriges, kostenintensives Um- und Neuplanen wird durch die agile Arbeitsweise vermieden.

Aber „agil“ heißt nicht „ungenau & locker“. Festgelegte Regeln für agiles Arbeiten sorgen für optimale und durchdachte Projektabläufe.

Trello und Asana kennenlernen

Scrum und Kanban sind agile Arbeitsmethoden. Kanban – genauer gesagt das Kanban-Board – ist auch Bestandteil von Scrum und wird dort im Rahmen weiterer Scrum-Arbeitsroutinen verwendet.

Machen Sie den ersten agilen Schritt und erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie agil mit einem Kanban-Board arbeiten.

Dabei lernen Sie die zwei bekannten Projektmanagement-Tools Trello und Asana kennen.

agiles erklärvideo coaching

Das Board und seine Listen/Phasen

Um zu erklären, wie man mit einem Kanban-Board arbeitet, schauen wir uns zunächst Trello an.

Ein Board besteht aus Listen, die die Phasen des Fortschritts darstellen. Im agilen Projektmanagement sind das die folgenden Phasen:

  • To-Do
    Alle Aufgaben die erledigt werden müssen, aber noch nicht begonnen wurden.
    Speziell in „Scrum“ kennt man diese Phase auch unter dem Namen „Backlog“.
  • In Arbeit
    Sobald mit einer Aufgabe begonnen wird, wird sie auf „In Arbeit“ gezogen.
    Oft wird diese Phase auch genannt: „In Progress“.
  • Bitte Feedback
    Diese Aufgaben, die bereits erledigt wurden, aber noch nicht vom Auftraggeber freigegeben wurden.
    Diese Phase kennt man auch unter dem Namen: „To verify“.
  • Erledigt/Freigegeben
    Erledigte Aufgaben, die zudem auch freigegeben wurden, liegen in dieser Liste.
    Man kennt diese Phase auch unter dem Name: „Done“.

Board für agiles Erklärvideo

Um in den Genuss der Vorteile agiler Arbeitsweise zu kommen, ist es wichtig sich an die festgelegten Arbeitsschritte zu halten:

Es wird nur freigegeben, was wirklich zu 100% in Ordnung ist, ansonsten geht es wieder „In Arbeit“. Kein „Das ist ok, ABER nur noch…“

Karten/Aufgaben verteilen

Innerhalb der Projektphasen (also auf den Listen) werden Aufgabenkarten hin- und hergeschoben.

Im agilen Projektmanagement von ExplainBuddy.de sind für den Kunden vor allem die Phasen „Bitte Feedback“ und „Erledigt/Freigegeben“ interessant.

Kommentar mit Feedback zu Erklärvideo
Die Aufgaben-Karte

Beispielprojekt: Das agile Erklärvideo

Stellen Sie sich vor, Sie produzieren mit ExplainBuddy.de einen Erklärfilm.

Nachdem der Texter den Sprechertext erstellt hat, liegt die Aufgabenkarte namens „Sprechertext“ in der Liste „Bitte Feedback“. Jetzt sind Sie an der Reihe.

Klicken Sie einfach auf den Titel der Aufgabenkarte (NICHT auf das Stift-Symbol, das bei Mausbewegung am Titel rechts erscheint).
Es öffnet sich die Karte und Sie können Ihr Feedback als Kommentar posten. Sie können Ihr Feedback auch in ein Word-Dokument schreiben und als Anhang (rechte Spalte unter „Hinzufügen > Anhang“) hinzufügen.

Nachdem Sie Ihr Feedback eingetragen haben, schieben Sie die Karte zurück auf „In Arbeit“, der Texter wird Ihre Wünsche nun einarbeiten.

Oder ist alles ok, mit dem Sprechertext? Super! Dann schieben Sie die Karte nach rechts in die Liste „Erledigt/Freigegeben“. Der Texter und Konzepter wird sich nun an die nächste Aufgabe der To-Do-Liste machen und das Storyboard erstellen.

Natürlich können in einer Liste mehrere Aufgabenkarten liegen. Denn Aufgaben werden ja nicht nur nach einander erledigt, sondern oft wird auch parallel an mehreren Aufgaben gearbeitet

Weitere Funktionen

Jetzt kennen Sie bereits ein Grundwerkzeug agilen Arbeitens – Das Kanban-Board.

Speziell das Projektmanagement-Tool Trello bietet aber natürlich noch viel mehr Funktionen.

Klicken Sie dazu, wie eben auf den Name der Karte, ODER rechts daneben auf das Stift-Symbol.

  • Labels
    Markieren Sie Ihre Karten farbig um einen besseren Überblick zu waren.
  • Checkliste
    Erstellen Sie innerhalb der Karte eine Checkliste mit einzelnen Punkten zum Abhaken. Dazu gibt es eine praktische prozentuale Fortschrittsanzeige.
  • Frist
    Für zeitgebundene Aufgaben vergeben Sie eine Fristangabe.
  • Beobachten
    Optimal, wenn Sie an mehreren Boards und Projekten teilnehmen. Auf diesem Wege bekommen Sie eine Benachrichtung zur beobachteten Aufgabe.

Das Board in Asana

Asana ist noch etwas umfangreicher als Trello, aber auch hier begegnet Ihnen wieder das Organisationsprinzip des Kanban-Board.

Asana arbeitet standardmäßig mit einer Listenansicht. Die Board-Ansicht können Sie nur anfangs beim Erstellen eines neuen Projektes wählen. Klicken Sie dazu links unter „Projekte“ auf „+ > Layout > Board„.

Beide Tools, Trello und Asana, sind in Ihren Basisfunktionen übrigens kostenlos.

agiles Board in Asana

Mehr erfahren

Sind Sie interessiert an agilem Projektmanagement, an Erklävideo und Webdesign? Dann nehmen Sie Kontakt auf.

Videoanalytics Praxisbeispiel

Video analytics bei Erklaerfilm nutzen

Im Rahmen der IMIRA-Machbarkeitsstudie für eine multilinguale Feldbegehung setzt das Robert-Koch-Institut auf Videoanalytics und die Unterstützung von ExplainBuddy.de

Das Robert-Koch-Insitut arbeitet auf dem Gebiet der Krankheitsüberwachung und -prävention. Es ist eine zentrale Einrichtung der Bundesregierung.
Die Erkennung, Verhütung und Bekämpfung von Krankheiten gehört zu Ihren Tätigkeiten, sowie die Erhebung von Daten und das Erarbeiten von Maßnahmen zum Gesundheitsschutz der Bevölerung.

Das Projekt

Kurze medizinische Erklärfilme wurden in mehreren Sprachen – z.B. polnisch, arabisch, türkisch – verschiedenen Zuschauern vorgespielt.
Durch die Analyse des Zuschauerverhaltens, z.B. zu Faktoren wie:

  • Wie lang schauen sie das Video?
  • Welche Stellen des Videos schauen sie mehrmals?
  • An welchen Stellen des Video steigen sie wohl möglich aus.

sollten Erkenntnisse über mögliches Optimierungspotenzial der Videos gewonnen werden.

 

Die Analyse

Übersichtliches Projektmanagement

In einer übersichtlichen Projektansicht wurden die Erklärvideos in den benötigten Sprachen hochgeladen, gruppiert und später den Probanden vorgespielt. Video trackin Übersicht

Analyticergebnisse allgemein

Nachdem zahlreiche Zuschauer die Videos gesehen haben, liegt aufschlussreiches Datenmaterial zum Zuschauerverhalten vor. Die Daten sind zum Schutz der Zuschauer selbstverständlich ohne konkrete Personendaten erfasst. Filterbar nach Abspielzeitraum können nun für alle Erklärvideos interessante Faktoren ausgewertet werden, wie Abspielhäufigekeit und Engagement (also inwieweit schauten die Zuschauer das Video bis zu Ende an).

SEO für Videos     Videotracking Projekt in der Übersicht

 

Ergebnisdetails pro Video

Aber wie genau ist das Zuschauerverhalten beim einzelnen Video? An exakt welchen Stellen sind sie ausgestiegen oder haben die Stelle mehrmals angeschaut?

Die Detailanalytics pro Video geben hier noch genauer Auskunft. Farbige Heatmaps zeigen welche Stellen nur einmal (grün) und welche mehrmals (rot) geschaut wurden. Ein interaktiver Graph bildet diese Ergebnisse direkt auf das Videobild ab um fragliche Videostellen noch exakter identifizieren zu können.

Zuschauer Analyse für ErklärvideoFazit

Videoanalytics sind eine Möglichkeit um Ihre Zuschauer noch besser kennenzulernen und Ihre Videoinhalte noch besser auf Ihr Publikum abzustimmen. Eine weitere unserer Fallstudien finden Sie übrigens hier: Fallstudie Flyeralarm

Möchten auch Sie Videoanalytics für Ihr Erklärvideo, Unternehmensfilm oder Ihre Social Media und SEO-Strategie einsetzen? Dann lassen Sie sich jetzt beraten.

Erklärfilm-Serie in der Pharmabranche

Pharma Erklärfilm für Social Media

MARVECS ist bekannt als Recruiting-Dienstleister für Pharmaunternehmen. Doch neben dieser Kernkompetenz gehören noch so einige weitere Kompetenzfelder zum

Portfoio von MARVECS.

Problem

Trotz reichlich Textinformationen auf der Unternehmens-Webseite ist vielen Geschäftspartnern das vollständige Leistungsportfolio nicht oder nur oberflächlich bekannt.

Erklärfilm Pharma

Ziel

Das vollständige Leistungsportfolio sollte einprägsam kommuniziert werden. Auch für Menschen die wenig Zeit für lange Inhalte oder Texte aufbringen möchten. Vor allem für die Verbreitung über Social Media soll die Information kompakt und ansprechend aufbereitet werden.

Wir sind überaus zufrieden damit, wie schnell Frau Sarfert die Kernaussagen des Briefings erkennt und wie kreativ sie das auf den Punkt bringen kann, was man mit dem Video transportieren möchte. Die Zusammenarbeit ist sehr angenehm und unkompliziert, Frau Sarfert arbeitet schnell und liefert tolle Ideen. Wir sind rundherum zufrieden und haben schon den 3. Film mit ihr gemeinsam erstellt. Barbara Kessler, Marketing Manager MARVECS

Lösung

Produziert wurde eine Serie kurzer Erklärvideos. Eine zeitliche Beschränkung auf bis zu 1:30 Minuten stellt sicher, dass die Botschaft auch bei ungeduldigen Zuschauer vollständig ankommt.

Den Anfang macht ein Introvideo, das kurz überblicksartig alle Kompetenzfelder vorstellt. Aufbauend darauf stellen mehrere Detailvideos jedes Kompetenzfeld näher vor.

Designt wurden die Erklärfilme in einem klaren, modernen Infographicstil mit dynamischen Icon- & Textanimationen, der sich CI-konform in sämtliche MARVECS-Außenauftritte einfügt.

Pharma Erklärfilm für Social Media

Kurzweilig, ohne langes Texte lesen erfährt nun endlich jeder, welch ein leistungsstarker Partner MARVECS ist.

Inbound Marketing #4 – Sales Funnel „Engagement-Phase“

Inbound 4
In der Engagement Phase wird eine Beziehung aufgebaut, nachdem man das Interesse der Buyer Persona in der Connection Phase geweckt hat. Hier wird also der Interessent / der Lead in einen Kunden / eine Conversion verwandelt. Es wird ein Geschäft abgeschlossen bzw. ein Kauf getätigt.

 

Elemente in der Engagement Phase sind

  • E-Mail-Marketing
  • automatische Workflows / Lead Nurturing
  • Lead Scoring (Messung und Vorhersage der Abschlussbereitschaft)
  • CRM Integration

E-Mail Marketing.

E-Mail Marketing ist der wichtigste Teil im Inbound Marketing, vor allem in der Engagement Phase.

Gutes E-Mail-Marketing bedeutet:

  • Die E-Mail muss angepasst sein auf die Buyer Persona in Form von Tonalität, Ansprache, Interessen, Erfahrungen und Hintergrund dieser Menschen, auf die Position und Abteilung und den Unternehmenstyp
  • Die E-Mail sollte auch auf die Phase der Customer Journey abgestimmt sein, in der sich der Nutzer gerade befindet. Denn manche Kunden sind am Anfang nicht zu offen für E-Mails, aber am Ende z.B. in der Engagementphase sind sie offener
  • Die E-Mail muss persönlich an den Empfänger adressiert sein und sollte auch mit einer persönlichen Grußformel, Mit Name abschließen, und sie sollte am besten von einer persönlichen E-Mail-Adresse z.b. Herr Müller@example.com, Statt marketing@example.com abgesendet sein.

Eine Marketing Automation Software unterstützt Sie hier: Sie nutzt die Daten aus den Kundenprofilen um wirklich individuelle Emails zu erstellen. zB Mails passend zu besuchten Landingpages oder heruntergeladenen Whitepapers.

Ziel von gutem E-Mail-Marketing:

  • ist ein echter Dialog statt einseitige Push-Nachrichten.
  • sich bei jeder E-Mail überlegen was der Lead nach dem Lesen unbedingt als nächstes tun muss um seiner Problemlösungen näher zu kommen. Z.b. ein Webinar oder einen Fragebogen. Konzentrieren Sie sich auf den nächsten Schritt für den Lead statt ihm zu viele Optionen auf einmal zu bieten.
  • das E-Mail Marketing als Verstärker für den Blog nutzen. Informieren Sie per E-Mail Newsletter-Blog-Abonnenten über neue Postings.

Auch für E-Mail-Marketing gibt es Softwares z.B. Mailchimp, hier kann man auch vorbereitete professionelle Templates auswählen und schnell attraktive Email-Newsletter gestalten.

MESSGRÖSSEN:
Und auch E-Mail-Marketing hat Messgrößen, z.B.

  • Delivery Weight. Das bedeutet, wie viele E-Mails am Spamfilter vorbei in Posteingang des Empfängers angekommen sind.
  • Open Rate. Sie gibt Auskunft wie viele E-Mails aufgrund eines spannenden Betreffs überhaupt geöffnet wurden.
  • Click-Through-Rate. Sie gibt an, wie viele weiterführende Links in der E-Mail angeklickt worden, daraus kann man auch sehen welche Themen in der E-Mail am häufigsten angeklickt worden und kann diese Daten dem Kunden Profil in der Marketing Software hinzufügen, um noch individuellere E-Mails und Kontakte auf herzustellen.

Automatische Workflows.

Hier hilft Ihnen eine Marketing Software die Beziehung zu hunderten oder tausenden Kunden zu pflegen, denn manuell kann man solch einen große Menge nicht ausreichend pflegen. Diese automatischen Workflows erstellen personalisierbare Anspracheketten, also z.b. jemand lädt ein eBook auf der Seite herunter und bekommt danach automatisch themenverwandte E-Mails zur Inspiration geschickt, oder ein Interessent folgt ihnen auch auf Facebook und zeigt dort Interesse für andere Themen. Dann kann man ihm zu diesen Themen per E-Mail automatisch mehr Infos senden.

Automatische Workflows sind also verschiedene Anspracheketten für potenzielle Kunden, die sich auf die verschiedenen Wunsch-Kommunikationskanäle automatisch einstellen und schnell auf Interaktion in diesen Kanälen reagieren und dann individuelle, relevante Inhalte an den Nutzer liefern. So bekommt der Kunde nicht nur neue sondern auch individuelle Inhalte, individuell nach Interesse und Entscheidungssituation des Nutzers.

Beispiele für automatische Workflows sind:

  • jemand lädt ein eBook herunter und bekommt im Anschluss das entsprechende Whitepaper oder einen Link dorthin geschickt.
  • jemand meldet sich zu einem Webinar an und bekommt daraufhin eine Dankes-E-Mail
  • je nach Buyer Persona und Phase in der Customer Journey sollte man dem Kunden bzw Interessenten weiterführende Inhalte per E-Mail oder Social Media anbieten.
  • für die Nutzung einer Software, danach bekommt der Kunde eine Reminder E-Mail mit einem Angebot für eine Kaufberatung.

Manche Marketing Automation Softwares bieten, um automatisierte Workflows zu erstellen, eine Eingabe als Nodegrafik, das heißt die Ereignisse werden mit Linien miteinander verbunden/verzweigt (s.135)

Lead Scoring

Mit Lead Scoring kann man die Kaufbereitschaft von Interessenten messen, die nötigen Daten bietet die Automation Software wie z.b. HubSpot. Hier werden Daten der Interessenten gemessen, wie z.B.

  • wie viele E-Mails hat er bekommen
  • wie viele Twitter Events besucht
  • wie oft die Webseite besucht oder
  • wie viele Webinars besucht

und danach wird bewertet ob er reif für einen Abschluss ist. Dieses ist eher nur in hochwertigen Marketing Automation Software vorhanden.

CRM

CRM bedeutet Customer Relationship Management, hier werden weitere Daten der Kunden eingegeben z.b. auch Infos aus Mails, Telefonaten oder Schriftverkehr. CRM nutzt meist der Vertrieb, der hier unter anderem Notizen aus Telefonaten u.ä. ergänzt.

Es gibt kleine bis große kostenpflichtige oder sogar open-source CRM-Systeme, wie sugarCRM.

Der Unterschied zwischen CRM und Inbound Systemen ist:

  • Die CRM-Systeme werden eher manuell von Menschen gepflegt z.b. von Vertriebskollegen
  • Die Inbound Marketing Datenbank wächst im Prinzip automatisch durch Daten oder Handlungen die die Kunden selbst vornehmen oder selbst eingeben z.b. durch ein Online-Formular oder durch die Anmeldung zu einem Webinar, das dann in der Inbound Software registriert wird

Man kann beide Datenbanken per API Schnittstelle verknüpfen, neue Inbound-Kontakte landen dann automatisch in der CRM Datenbank. so können Marketing und Vertrieb gemeinsam besser auf gemeinsamer Datenbasis zusammen arbeiten.

Mehr zu diesem Thema finden Sie im ExplainBuddy-Wissens-Blog:

Inbound Marketing #3 – Sales Funnel „Connection-Phase“

Sales Funnel Phase 2

Teil 3 der Inbound-Marketing-Reihe beschäftigt sich mit der zweiten Phase des Sales Funnels, der Connection Phase.

In der Connection Phase wird eine Verbindung hergestellt, also aus dem ersten Neukontakt, der nun auf der Webseite ist, wird versucht eine Conversion zu machen also einen Lead / Interessenten zu generieren. das geschieht z.B. mit

  • Contentangeboten gegen Mailkontaktadresse z.B. (registrierungspflichtige eBook-Downloads),
  • Landing Page, Call-to-Action Buttons
  • Lernende Formulare

Gute Content Formate für die Connection Phase sind:

  • Blogpost,
  • eBooks,
  • Case Studies,
  • Webinar Video,
  • Whitepaper,
  • Checklisten,
  • Vergleichscharts,
  • Kaufratgeber,
  • Podcastes,
  • Produktliteratur,
  • Arbeitsmaterialien,
  • Onlinetools.

Wichtige Content Formate sind nicht nur eigene Contents, sondern auch fremde z.B. Zitate von Kunden (Testimonials), Testberichte von anderen Seiten (Amazon oder Proven Expert Rezensionen).

Landingpages & Call to Actions

Landingpages bieten wertvollen Content gegen Registrierung. Der Kunde hat z.B. im Social Media Kanal auf einen Link zu einem Download eines eBooks geklickt, oder er hat auf der Blogseite Ihrer Webseite ein Angebot für eine Aktion gesehen und dort auf einen Aktionsbutton (Call to Action) geklickt, oder er hat von Ihnen eine E-Mail bekommen mit einem Link zu einer Landingpage.

Idealerweise gibt es diese Call-to-Actions überall auf der Seite, auf jeder Unterseite und jeder Blogseite.

Weitere interessante Links zum Thema LandingPages bzw. Webdesign:
www.amazon.de/Content-Design-Gestaltung-Conversion-beeinflussen/
www.amazon.de/Dont-make-think-Usability-intuitive

Landingpage passend für jede Buyer Persona & Marketingprozessphase:

Für jede Buyer Persona die auf die Webseite gelangt, sollte man eine passende Landing-Page haben. Man sollte die Homepage nicht von der Startseite her sondern von den Zielseiten also Landingpages planen. Das Wichtigste auf der Webseite ist nicht die Seite selbst, sondern die Verlinkung zwischen den Seiten, um den Nutzer durch einen Klickweg zum gewünschten Ort zu leiten, ihn als zur Lead-Generierung zu leiten.

Die Homepage sollte nur für das wichtigste Keyword optimiert sein. Für alle anderen Keywords sollten Unterseiten und Landingpages existieren, die passend auf das jeweilige Keyword zugeschnitten sind.

Es macht Sinn für jede Phase der Customer Journey bzw des Sales Funnel, eine eigene Zielseite bereitzuhalten. Z.B.

  • eine Zielseite für die Attraction Phase,
  • eine für die Consideration Phase und
  • eine für die Decision Phase.

Die Zielseiten sind mit Buttons verbunden bzw. haben jeweils am Ende ein Kontaktformular für die Leadgenerierung.

(_)

Kontaktangaben der Interessenten

Kontaktdaten sind mehr als nur ein Name oder eine E-Mail-Adresse, es sollten auch je nach Phase der Customer Journey spezielle Kontaktdaten abgefragt werden. Z.B.

  • in der Attraction Phase sollte man erfassen, was dem potenziellen Kunden hilft, welche Wünsche und Bedarf er hat.
  • in der Consideration Phase sollte erfasst werden, ob Ihre Angebote zu den Problemen des Lead passen um den Lead inordnen zu können.
  • In der Engagement Phase sollte man Fragen stellen, mit denen man herausfindet ob der Interssent schon bereit fûr einen Kauf ist.

Mit smarten Formularen kann man diese Daten-Abfragen zudem flexibel gestalten. Je nach Eingabe ändert sich das Formular (z.B. Je nach Checkboxauswahl öffnen oder schließen sich andere Felder). Dadurch werden zu lange zu komplexe Formulare verhindert, die sonst die Gefahr des Absprungs des Kunden erhöhen würden.

Mehr zu diesem Thema finden Sie im ExplainBuddy-Wissens-Blog: